Jak długo przechowywać dokumentację podatkową w swojej firmie?

Dokumentację, która stanowi podstawę rozliczeń podatkowych należy przechowywać do czasu, kiedy zobowiązanie podatkowe, którego dotyczy dana dokumentacja się przedawnia. Zasadniczo to jest 5 lat, które jest liczone od końca roku kalendarzowego, w którym wypada termin płatności danego podatku. Okres ten może się wydłużyć z powodu zawieszenia czy przerwania terminu przedawnienia. Należy zauważyć na wstępie, że likwidacja firmy (zamknięcie, bankructwo) nie zwalnia z obowiązku zachowania okresu, w którym należy przechowywać całą dokumentację.

Ogólne zasady

Zarówno jak i księgi podatkowe oraz dokumentację wynikającą z ich prowadzenia należy zachować dla celów podatkowych do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego, czyli do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku archiwizacji danych dokumentów oraz brak ich nie usprawiedliwia ich utrata (np. w wyniku powodzi, pożaru czy kradzieży). W przypadku utraty dokumentacji podatkowej na podatniku ciąży obowiązek odtworzenia jej w całości.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zazwyczaj po okresie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym podatek powinien być opłacony. Dokumentacja może być wykorzystywana przy sporządzeniu rozliczeń różnych podatków, a ich terminy mogą się nie pokrywać (PIT i VAT). Wtedy okres przedawnienia jest liczony od ostatniego terminu płatności, który nastąpił w obu przypadkach.

Termin przedawnienia nie może być odroczony przez organ podatkowy a nie wydłużony przez Ministerstwo Finansów, ale może zostać wydłużony z określonych powodów:

  • Jeśli bieg okresu przedawnienia nie rozpoczął się. Może to nastąpić w przypadku gdy rozłożymy złpaty podatku na raty.
  • Jeśli zostanie wniesiona sprawa do sądu administracyjnego..
  • Jeśli zostanie przerwany, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego w toku postępowania egzekucyjnego.

W nielicznych przypadkach należy dłużej przechowywać dokumentację. Wynika to poszczególnych przepisów. Na przykład przedsiębiorcy strefowi, korzystający z pomocy publicznej są zobowiązani do przechowywania dokumentacji do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Takie roszczenia przedawniają się po okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy.

Rok ze stratą

Takie same zasady obowiązują w przypadku dokumentacji dotyczącej rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty ze stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych.

Pomimo iż strata nie jest zobowiązaniem podatkowym a termin przedawnienia odnosi się do zobowiązania podatkowego to jednak należy stosować te same zasady. Wynika to z tego, iż nie ma żadnych regulacji w stosunku do straty, więc przyjmuję się takie same reguły jak w powyższym przypadku. Na pewno przyda ci się taki audyt podatkowy.

Po likwidacji firmy

Jak już wspomniane było wyżej, likwidacja firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji wiązanej z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu przedawnienia działalności gospodarczej. Całą dokumentację należy zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego one dotyczą.

Be the first to comment

Leave a comment

Your email address will not be published.


*